Unsere langjährige Erfahrung zeigt: Gut geführte Personalgespräche sind das A und O für eine produktive Zusammenarbeit und Motivation am Arbeitsplatz. Doch wie werden diese Gespräche zum Erfolg? Und was kann man dafür tun, um im Personalgespräch den richtigen Ton zu treffen? Genau diese Fragen werden hier beantwortet.
Personalgespräche sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter zu fördern und den Weg für langfristigen Erfolg in der Firma zu ebnen. Klar eigentlich – der persönliche Austausch ist und bleibt die wichtigste Anlaufstelle, um firmeninterne Entwicklungen im Blick zu behalten. Dabei gibt es ganz verschiedene Arten von Personalgesprächen.
Die häufigste Form sind Feedbackgespräche, in denen die Leistungen eines Mitarbeiters oder Teams eines vergangenen Zeitraums evaluiert und neue Ziele für die Zukunft festgelegt werden.
In Kritikgesprächen hingegen geht es darum, problematische Verhaltensweisen oder Leistungsdefizite anzusprechen und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Daneben gibt es auch die Kontrollgespräche, bei denen Sie als Arbeitgeber sicherstellen können, dass Unternehmensvorgaben und Arbeitsabläufe eingehalten werden. Und auch Mitarbeiter können ein Personalgespräch anfordern, z.B. wenn sie selbst Konflikte klären möchten oder Verbesserungsvorschläge haben. Ein gutes Personalgespräch zu führen ist dabei eine Kunst für sich. Schaffen Sie es, den Ton richtig zu treffen, haben Sie hervorragende Möglichkeiten, die Bindung Ihrer Mitarbeiter an Ihr Unternehmen zu stärken.
Arbeitnehmer sind grundsätzlich verpflichtet, an Personalgesprächen teilzunehmen. Das ergibt sich aus dem Weisungsrecht des Arbeitgebers gemäß § 106 Gewerbeordnung (GewO). Solche Gespräche zählen zu den sogenannten Nebenpflichten im Arbeitsverhältnis. Verweigert ein Mitarbeiter die Teilnahme, kann dies rechtliche Konsequenzen haben, wie z.B. eine Abmahnung.
Aber keine Regel ohne Ausnahmen: Bei sensiblen Themen wie Vertragsänderungen oder während einer Krankheit gelten besondere Bedingungen für Personalgespräche. Hier darf der Arbeitgeber ein Gespräch nur ansetzen, wenn es notwendig und zumutbar ist. Dabei müssen die Interessen des Mitarbeiters immer fair abgewogen werden, um eine ausgewogene Lösung zu finden.
Unterstützung im Gespräch – Was ist erlaubt?
Manchmal möchten Mitarbeiter eine Vertrauensperson zu einem Personalgespräch mitnehmen. Das ist grundsätzlich möglich, bedarf aber Ihrer Zustimmung. Bei sensiblen Themen kann zudem auch der Betriebsrat unterstützend mit dabei sein. Wichtig ist, dass alle Beteiligten gut vorbereitet und die Rahmenbedingungen im Vorfeld besprochen werden.
Schritt für Schritt: So führen Sie ein erfolgreiches Gespräch
Wenn Sie ein effektives Gespräch führen wollen, sollten Sie sich auch darauf vorbereiten. Überlegen Sie sich, was genau Sie im Personalgespräch erreichen möchten: Geht es um Feedback zu einer Leistung, das Setzen neuer Ziele oder die Lösung eines Konflikts? Klären Sie für sich das genaue Thema des Gesprächs und formulieren anschließend konkrete Gesprächsziele. Eine solche Vorbereitung hilft dabei, den roten Faden im Gespräch nicht zu verlieren und sicherzustellen, dass wirklich alle relevanten Punkte, die es zu besprechen gibt, auch angesprochen werden. Dabei sollten Sie sich auch immer auch mögliche Reaktionen oder Fragen des Gesprächspartners einstellen.
Nachvollziehbare Daten und Fakten können sehr hilfreich sein, um deutlich zu machen, worum es Ihnen geht und um Ihre Position zu untermauern. Wenn Sie konkrete Beispiele für Ihre Position mitbringen (z.B. Projektergebnisse, Kundenfeedback oder Rückmeldungen von Kollegen), verleihen Sie Ihren Aussagen Substanz und Glaubwürdigkeit. Bereiten Sie daher im Vorfeld relevante Dokumente oder Zahlen vor, die Sie im Gespräch benötigen. So schaffen Sie eine gemeinsame Gesprächsbasis und vermeiden Missverständnisse.
Ein gelungenes Personalgespräch ist immer ein Dialog, kein Monolog. Geben Sie Ihrem Gesprächspartner daher immer die Möglichkeit, seine Sicht der Dinge darzulegen. Offene Fragen sind ein gutes Mittel, um eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen. Oft gibt es Aspekte, die für das Verständnis einer Situation entscheidend sein können, die Ihnen aber vielleicht noch gar nicht bekannt sind. Ein Gespräch auf Augenhöhe fördert die Entwicklung gemeinsamer Lösungen und trägt dazu bei, die Beziehung zwischen Ihnen und Ihren Beschäftigten zu stärken. Aus diesem Grund sollten Sie immer darauf achten, dass Ihr Gesprächspartner ausreichend Gehör findet und Ihr eigener Redeanteil in einem angemessenen Verhältnis dazu steht.
Wenn Kritik konstruktiv ist, kann sie Ihrem Unternehmen wertvolle Verbesserungsmöglichkeiten bieten. Vermeiden Sie daher allgemeine oder emotionale Äußerungen, auch wenn Sie sich in einer schwierigen Situation befinden. Solche Kritik ist nicht nur unprofessionell, sondern führt auch schnell zu Abwehrreaktionen. Konzentrieren Sie sich stattdessen immer auf das konkrete Verhalten oder Ereignis, das Ihnen aufgefallen ist. Äußern Sie die Veränderungswünsche und machen Sie konstruktive Vorschläge, die dem Mitarbeiter helfen, diese umzusetzen. Eine unterstützende und respektvolle Haltung ist erfolgversprechender, um die Bereitschaft zur Weiterentwicklung zu fördern.
Ein Gespräch ist nur dann von nachhaltigem Erfolg, wenn die erzielten Ergebnisse und Vereinbarungen auch festgehalten werden. Halten Sie daher genau fest, welche Maßnahmen vereinbart wurden, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und welche Termine für die Umsetzung festgelegt wurden. Diese Protokolle sollten immer beiden Seiten zugänglich sein, um Missverständnisse zu vermeiden und gleichzeitig die Verbindlichkeit zu erhöhen.
Nach dem Gespräch ist vor der Umsetzung. Jetzt ist es wichtig, die besprochenen Maßnahmen aktiv anzugehen und umzusetzen. Planen Sie dazu regelmäßige Meetings ein, um die Fortschritte zu überprüfen und bei Bedarf Hilfestellung zu geben. Durch Ihr Engagement und Interesse können Sie dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter nachhaltig motiviert bleiben und die vereinbarten Punkte auch langfristig umgesetzt werden. Ganz nebenbei zeigen Sie Ihren Beschäftigten damit, dass auf Ihr Wort Verlass ist.
Gut geführte Personalgespräche sind ein effektives Mittel, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit und eine positive Unternehmenskultur aufzubauen. Durch eine strukturierte und respektvolle Kommunikation können Sie aktiv dazu beitragen, eine gesunde Vertrauensbasis und eine zukunftsorientierte Einstellung in Ihrem Unternehmen zu fördern.
Wir von der Johannes Bopp GmbH freuen uns darauf, Sie bei Ihren Personalgesprächen mit unserer Expertise zu unterstützen.
